#8 Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp

Xem thêm>>> Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

Kỹ năng quan trọng mà chuyên viên hành chính tổng hợp cần tích lũy

Để hoàn thành tốt trọng trách của một chuyên viên hành chính tổng hợp, những bạn yêu thích vị trí này cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:

1. Kiến thức chuyên môn về thủ tục hành chính văn phòng

Thủ tục hành chính văn phòng không chỉ là những văn bản theo quy định nội bộ, đó còn có thể là:

• Hợp đồng thuê văn phòng

• Hợp đồng bảo trì hệ thống máy tính, máy lạnh… với nhà cung cấp

• Thủ tục công bố thay đổi loại hình doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu, lên sàn chứng khoán…

Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu lượng kiến thức chuyên môn về thủ tục hành chính. Những kiến thức này sẽ được đào tạo khi bạn ngồi trên ghế giảng đường, nếu bạn không theo chuyên ngành hành chính văn thư thì những khóa đào tạo ngắn hạn cũng đủ cung cấp kiến thức nền tảng cần thiết.

2. Khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả

Chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện nhiệm vụ hành chính cho tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này cho thấy một lượng công việc rất lớn, do vậy, bạn cần sở hữu kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả.

Việc nào đang gấp, việc nào có thể tạm gác, những việc nào nên làm đan xen cùng lúc… đều phải linh hoạt được sắp xếp. Bởi lẽ, công việc hành chính rất đa dạng, mỗi ngày đều có việc phát sinh bất ngờ, có thể là:

• Một máy vi tính bất chợt bị hỏng

• Cuộc họp đột xuất cần tổ chức ngay trong ngày

• Những công văn khẩn phải gửi gấp…

Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp giải quyết gấp bên cạnh những kế hoạch công việc đã sắp xếp trước đó.

3. Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo… là nhiệm vụ không thể thiếu đối với chuyên viên hành chính tổng hợp.

Nhờ sự hỗ trợ của tin học văn phòng, những công việc này đã đỡ vất vả hơn, nhưng để giải quyết nhanh, chất lượng mà vẫn chuẩn xác, khả năng thành thạo tin học văn phòng luôn cần thiết.

Những phần mềm Word, Excel, Powerpoint, email Outlook có thể nói là kỹ năng bắt buộc phải có khi ứng tuyển.

4. Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo

Bất cứ ngành nghề nào cũng cần đến kỹ năng giao tiếp, đối với chuyên viên hành chính tổng hợp càng cần thiết hơn vì bạn gần như là một thành viên không thể thiếu của tất cả các phòng ban.

Giao tiếp không chỉ thông qua gặp trực tiếp mà có thể là qua điện thoại, tin nhắn, email hay thư tín, tất cả đều phải đạt chuẩn cao.

Việc giao tiếp với nhiều người, nhiều bộ phận, nhiều tính cách là công việc mỗi ngày. Những tình huống giao tiếp thuận lợi, vui vẻ thì không sao, những tình huống phải giải quyết khiếu nại, tranh chấp, hối thúc luôn đòi hỏi kỹ năng giao tiếp khéo léo, ôn hòa để giữ được hòa khí trong lúc bạn đang phải đối mặt với hàng tá công việc.

Có thể bạn quan tâm >>> #6 Câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp

5. Khả năng ngoại ngữ tốt

Gặp gỡ đối tác nước ngoài, sắp xếp cuộc họp với người nước ngoài, soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài… có thể là một trong những nhiệm vụ nhà tuyển dụng đặt ra cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

Do vậy, việc trau dồi đầy đủ 4 kỹ năng nghe,nói,đọc,viết ngoại ngữ cần được chú trọng. Trước hết là tiếng Anh vì đa phần doanh nghiệp đều yêu cầu. Nếu bạn biết thêm một ngoại ngữ khác thì càng tốt.

6. Tính cách cẩn trọng, tỉ mỉ, nhanh nhẹn

Do số lượng công việc lớn, lại khá chi tiết về mặt thời gian, nội dung nên những chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu tính cách cẩn trọng, tỉ mỉ sẽ rất tốt cho công việc.

Ngoài ra, việc cẩn trọng, tỉ mỉ phải đi cùng tính cách nhanh nhẹn vì cùng một lượng thời gian bạn phải hoàn thành nhiều việc với độ chính xác cao, nếu chỉ tỉ mỉ hết thời gian cho một việc thì hiệu suất làm việc sẽ không đạt yêu cầu.

7. Kiên nhẫn, chịu khó

Nhiều người nhận xét công việc hành chính như “làm dâu trăm họ” với lượng công việc không đặt nặng về chuyên môn, mà số lượng lại nhiều nên họ dễ chán sau thời gian dài làm việc.

Đây là lý do mà nhà tuyển dụng luôn muốn tìm thấy ở ứng viên tính cách kiên nhẫn, chịu khó và biết cách tái tạo năng lượng làm việc cho mình, có như vậy, bạn mới có thể say mê làm việc, phát huy hết năng lực sẵn có và gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp.

8. Khả năng làm việc nhóm tốt

Phối hợp làm việc vì mục tiêu chung là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhân viên mình làm được.

Với chuyên viên hành chính tổng hợp, bạn không chỉ là người phối hợp làm việc mà còn là người tạo ra môi trường khích lệ mọi người phối hợp làm việc.

Vì vậy, khả năng kết hợp làm việc nhóm hiệu quả luôn là kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trên con đường này.

Tham khảo >>> Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính

8 kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp cũng là 8 yếu tố quan trọng mà HRchannels mong muốn các ứng viên trang bị cho mình. Khi đó, dù là kỳ phỏng vấn hay nhiệm vụ thực tế mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện thì bạn vẫn hoàn toàn tự tin chinh phục.

————————————

Nguồn ảnh: internet