Quản lý thời gian khi cùng lúc có nhiều việc gấp

Khi mọi công việc đều có vẻ khẩn cấp, việc phân loại tác động và hạn thực tế sẽ giúp bạn chọn đúng việc cần làm trước. Dưới đây là cách tiếp cận thực tế để áp dụng ngay trong môi trường công sở, kèm ví dụ và những lưu ý giúp tránh sai sót thường gặp.

Vì sao kỹ năng này quan trọng?

Khi mọi công việc đều có vẻ khẩn cấp, việc phân loại tác động và hạn thực tế sẽ giúp bạn chọn đúng việc cần làm trước. Khi mục tiêu và cách triển khai được diễn đạt rõ ràng, các bên dễ phối hợp hơn, giảm việc làm lại và có cơ sở đánh giá kết quả. Tùy vị trí công tác và quy định của doanh nghiệp, bạn có thể điều chỉnh các bước cho phù hợp.

Các bước thực hành

Bước 1: Viết ra toàn bộ đầu việc, hạn và hậu quả nếu trễ.

Viết ra toàn bộ đầu việc, hạn và hậu quả nếu trễ. Khi thực hiện, hãy ưu tiên một ví dụ cụ thể trong công việc của bạn; ghi lại kết quả để biết cách nào phù hợp và cách nào cần điều chỉnh.

Bước 2: Phân biệt việc quan trọng với việc chỉ gây cảm giác gấp.

Phân biệt việc quan trọng với việc chỉ gây cảm giác gấp. Khi thực hiện, hãy ưu tiên một ví dụ cụ thể trong công việc của bạn; ghi lại kết quả để biết cách nào phù hợp và cách nào cần điều chỉnh.

Bước 3: Trao đổi với người giao việc khi có các hạn mâu thuẫn.

Trao đổi với người giao việc khi có các hạn mâu thuẫn. Khi thực hiện, hãy ưu tiên một ví dụ cụ thể trong công việc của bạn; ghi lại kết quả để biết cách nào phù hợp và cách nào cần điều chỉnh.

Bước 4: Chia nhiệm vụ lớn thành những khối tập trung ngắn.

Chia nhiệm vụ lớn thành những khối tập trung ngắn. Khi thực hiện, hãy ưu tiên một ví dụ cụ thể trong công việc của bạn; ghi lại kết quả để biết cách nào phù hợp và cách nào cần điều chỉnh.

Bước 5: Dành một khoảng dự phòng cho thay đổi và rà soát cuối ngày.

Dành một khoảng dự phòng cho thay đổi và rà soát cuối ngày. Khi thực hiện, hãy ưu tiên một ví dụ cụ thể trong công việc của bạn; ghi lại kết quả để biết cách nào phù hợp và cách nào cần điều chỉnh.

Ví dụ áp dụng tại nơi làm việc

Nếu hai báo cáo cùng hạn, hãy hỏi người quản lý báo cáo nào phục vụ quyết định trước và có thể gửi bản tóm tắt nào sớm để hỗ trợ công việc. Điều quan trọng không phải học thuộc ví dụ mà là hiểu cách mô tả vấn đề, hành động và kết quả bằng thông tin có thể kiểm tra.

Sai lầm thường gặp

Tránh vừa xử lý tin nhắn liên tục vừa làm nhiệm vụ cần tập trung cao. Ngoài ra, đừng cố thay đổi mọi thứ cùng lúc. Bắt đầu với một tình huống nhỏ giúp bạn dễ nhận phản hồi và cải thiện phương pháp.

Checklist trước khi áp dụng

• Mục tiêu đã được mô tả cụ thể chưa?
• Có ví dụ hoặc dữ kiện để người khác kiểm chứng không?
• Đã phân biệt điều chắc chắn với giả định chưa?
• Đã xác định hành động tiếp theo và thời điểm đánh giá chưa?

Bắt đầu ngay hôm nay

Dành 10 phút đầu ngày lập danh sách ba kết quả quan trọng nhất cần hoàn thành. Sau lần áp dụng đầu tiên, hãy ghi lại một điều bạn đã làm tốt, một khó khăn phát sinh và một cải tiến cho lần sau.

Kết luận: Khi mọi công việc đều có vẻ khẩn cấp, việc phân loại tác động và hạn thực tế sẽ giúp bạn chọn đúng việc cần làm trước. Tập trung vào hành động cụ thể, kiểm tra kết quả thực tế và duy trì thói quen cải thiện sẽ hữu ích hơn việc chạy theo một công thức cứng nhắc.