Tuyển dụng chuyên viên hành chính tổng hợp tại Hà Nội

Tuy vậy, do đặc thù công việc cần gắn kết với nhiều phòng ban nên ngành học hầu như không gây ra trở ngại cho ứng viên, nếu bạn tốt nghiệp chuyên ngành ngoại ngữ, kinh tế, đối ngoại… thì vẫn hoàn toàn đủ điều kiện ứng tuyển.

4. Trình độ tin học, ngoại ngữ

Tin học văn phòng luôn được yêu cầu vì công việc luôn đòi hỏi vận dụng triệt để các kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng.

Riêng về mặt ngoại ngữ, tiếng Anh vẫn là ưu tiên lựa chọn hàng đầu. Một số công ty nước ngoài sử dụng tiếng Hoa, Nhật, Hàn… có thể yêu cầu chuyên viên hành chính tổng hợp thêm một trong số những ngoại ngữ này.

>>> Có thể bạn quan tâm: Câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp

Nhiệm vụ chuyên viên hành chính tổng hợp tại Hà Nội phải đảm nhận

Hà Nội là thủ đô và là trung tâm kinh tế lớn của cả nước, chính vì vậy, các công ty thường hoạt động ở phạm vi liên tỉnh, liên quốc gia. Nhiệm vụ của một chuyên viên hành chính tổng hợp khá đa dạng, có sự gắn kết chặt chẽ với tất cả các phòng ban bao gồm cả ban tổng giám đốc cấp cao nhất nên sự năng động, linh hoạt và chủ động sắp xếp công việc chính là yếu tố cần thiết để hoàn thành tốt nhất những nhiệm vụ sau:

1. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Quản lý trang thiết bị, máy móc văn phòng tại các phòng ban được phân công, đảm bảo thiết bị hoạt động tốt, được bảo dưỡng định kỳ và được sửa chữa nhanh nhất khi gặp sự cố.

Định kỳ thiết lập báo cáo định kỳ về tình hình trang thiết bị, máy móc, phương tiện tại doanh nghiệp

Đề xuất mua mới, thanh lý, chuyển giao máy móc, thiết bị theo thực tế hoạt động tại các phòng ban

Định kỳ kiểm tra và báo cáo tình hình đảm bảo an toàn lao động, an toàn sản xuất, an toàn phòng cháy chữa cháy …, đồng thời đề xuất phương pháp khắc phục khi cần.

>>> Xem thêm: Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp

2. Quản lý tủ văn phòng phẩm doanh nghiệp

Liên hệ trực tiếp nhà cung cấp văn phòng phẩm để lấy báo giá và trình ban giám đốc phê duyệt.

Trực tiếp đặt mua văn phòng phẩm theo nhu cầu thực tế, xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, theo dõi tiến độ thanh toán cho bên cung cấp, giải quyết các vấn đề phát sinh.

Quản lý danh sách cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban, đảm bảo không xuất hiện tình trạng lãng phí văn phòng phẩm.

3. Quản lý văn thư

Tiếp nhận thư gửi đến từ các đơn vị bên ngoài và phân phối về từng phòng ban, cá nhân cụ thế.

Tiếp nhận thư gửi đi từ các phòng ban và liên hệ bên chuyển phát nhanh để gửi thư

Kiểm tra và đối chiếu số lượng thư gửi mỗi quý để chuyển kế toán thanh toán cho bên dịch vụ chuyển phát nhanh.

Lưu trữ và quản lý biên nhận gửi thư, hồ sơ, công văn…

4. Quản lý, chấm công nhân viên

Một số doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ hỗ trợ công việc liên quan đến chấm công nhân viên,bao gồm:

Quản lý chấm công nhân viên mỗi ngày theo hệ thống vân tay hoặc bấm thẻ

Phát hành thẻ nhân viên mới theo yêu cầu từ phòng nhân sự

Thu lại thẻ từ những nhân viên nghỉ việc

Nhắc nhở mọi người về tác phong trang phục khi đến làm việc, khuyến khích nhân viên thực hành tiết kiệm.

5. Quản lý không gian văn phòng

Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.

Chuẩn bị sẵn sàng phòng ốc, máy chiếu cho các buổi họp, hội thảo với đối tác cũng như nội bộ doanh nghiệp.

Chuẩn bị bánh, nước uống, hoa quả khi cần thiết.

>>> Bạn nên biết: Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính

6. Một số nhiệm vụ khác

Quản lý điều phối xe theo chỉ thị từ trưởng phòng hành chính tổng hợp

Liên hệ đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho ban lãnh đạo hoặc nhân viên đi công tác…

Tuyển dụng chuyên viên hành chính tổng hợp tại Hà Nội luôn yêu cầu ứng viên một tác phong làm việc năng động, có khả năng quản lý và sắp xếp khoa học để có thể theo dõi nhiều việc cùng lúc. Mặc dù những công việc này khá quen thuộc với nhiều ứng viên nhưng khi kết hợp tất cả lại luôn đòi hỏi sự nhạy bén và linh hoạt. Những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, những nhiệm vụ HRchannels chia sẻ trên đây sẽ được phân chia cụ thể cho nhiều chuyên viên hành chính tổng hợp để mỗi người có sự chuyên trách nghiệp vụ riêng nên ứng viên hoàn toàn an tâm về lượng công việc mà mình sẽ đảm nhận. Chúc bạn luôn thành công trong định hướng nghề nghiệp của mình !

————————————

Nguồn ảnh: internet