Cơ cấu, sơ đồ tổ chức của phòng dự án

Thành công của một doanh nghiệp đến từ sự nỗ lực của các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp đó. Mỗi một phòng ban đảm nhiệm những chức năng, nhiệm vụ khác nhau và cùng nhau làm nên thành công cho doanh nghiệp.

Các phòng ban trong doanh nghiệp đều được xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp để thực hiện tốt nhất các chức năng và nhiệm vụ của mình. Sau đây các bạn hãy cùng HRchannels tìm hiểu cơ cấu, sơ đồ tổ chức của phòng dự án và thông tin về một số vị trí công việc của phòng dự án nhé!

việc làm” src=”https://hrchannels.com/uptalent/attachments/images/20240320/162226044_4.png” style=”width:100%”/>Xem thêm: Tìm việc làm dự án tại HRchannels

Cơ cấu, sơ đồ tổ chức của phòng dự án

Chức năng, nhiệm vụ của phòng dự án là trực tiếp tổ chức công tác quản lý dự án, bao gồm việc tổ chức công tác chuẩn bị cho việc triển khai dự án, tiến hành công tác triển khai dự án và tiến hành các thủ tục nghiệm thu, bàn giao đưa dự án vào sử dụng.

>>>> Bạn đọc thêm: Công việc của phòng dự án là gì?

việc làm quản lý dự án đòi hỏi phải có trình độ, bằng cấp và chuyên môn cao. Đây cũng là ngành nghề thường xuyên có những thay đổi và vô cùng đa dạng. Vì vậy để tạo nên thành quả tốt đẹp thì ngay từ đầu doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng cơ cấu tổ chức phòng dự án sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Điều này mang lại lợi thế cho doanh nghiệp trong việc phát triển đội ngũ.

Thông thường cơ cấu tổ chức phòng dự án gồm có hai phân cấp: cấp quản lý và cấp nhân viên. Cấp quản lý có Trưởng phòng dự án và Phó phòng dự án. Cấp nhân viên có các chuyên viên, nhân viên dự án.

Sơ đồ tổ chức phòng dự án như sau: Ban giám đốc => Trưởng phòng dự án => Phó phòng dự án => Nhân viên dự án.

Tìm hiểu các vị trí công việc của phòng dự án

1. Trưởng phòng dự án

Trưởng phòng dự án là người có trách nhiệm nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý, giám sát quá trình thực hiện các dự án của doanh nghiệp. Vai trò của của họ là đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn quy định, đạt được các yêu cầu chất lượng, khiến khách hàng hài lòng và không vượt ngân sách dự án.

Mô tả công việc Trưởng phòng dự án:

• Những việc làm hấp dẫn

  Lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của phòng dự án theo các chức năng, nhiệm vụ được giao.

• Tổ chức, sắp xếp, phân công nhân sự phòng hợp lý để thực hiện các dự án. Đồng thời giám sát công việc của nhân viên, đảm bảo tiến độ công việc.

• Quản lý tốt thời gian hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch đã lập.

• Đề xuất biện pháp quản lý nhân sự hiệu quả cho các dự án.

• Lập dự toán và hoàn thiện hồ sơ báo giá chi tiết cho từng dự án.

• Lập dự toán ngân sách cho từng dự án, tính toán các chi phí liên quan đến dự án. Trong quá trình thực hiện dự án cần kiểm soát tốt các chi phí thực tế phát sinh. Tránh để xảy ra trường hợp chi phí thực tế vượt khỏi dự toán đã lập.

• Làm việc với các khách hàng, đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Chủ động giữ mối quan hệ thân thiết với các đối tượng này.

>>> Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng dự án

2. Phó phòng dự án

Phó phòng dự án là người chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng phòng dự án trong việc điều hành công việc của phòng dự án và tổ chức việc thực hiện các dự án của doanh nghiệp. Họ sẽ thực hiện các công việc theo sự phân công của Trưởng phòng dự án và báo cáo công việc cho Trưởng phòng dự án.

Mô tả công việc Phó phòng dự án:

• Nghiên cứu, khảo sát và lập kế hoạch thực hiện dự án.

• Đề xuất các giải pháp thi công phù hợp với từng dự án. Chịu trách nhiệm quản lý việc thi công toàn bộ hạng mục của dự án và theo dõi tiến độ dự án. 

• Giám sát, kiểm tra các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ của dự án.

• Kiểm tra chất lượng dự án, đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng yêu cầu. Tổ chức nghiệm thu dự án, kiểm tra khối lượng công việc đã hoàn thành và xử lý hồ sơ thanh quyết toán. 

• Lập hồ sơ dự thầu, quản lý hồ sơ quản lý chất lượng, hồ sơ hoàn công, hồ sơ thanh quyết toán các dự án.

• Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc điều hành hoạt động và quản lý nhân sự phòng dự án.

• Thực hiện những công việc khác theo sự phân công, chỉ thị của Trưởng phòng.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách xây dựng phòng dự án hiệu quả

3. Nhân viên dự án

Nhân viên dự án có nhiệm vụ thực hiện các công việc do Trưởng phòng dự án phân công, có biện pháp phù hợp để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao và báo cáo công việc cho Trưởng phòng.

Mô tả công việc của Nhân viên dự án:

• Hỗ trợ lập hồ sơ dự thầu, thủ tục tạm ứng, lập báo giá dự thầu, xây dựng kế hoạch thực hiện dự án,…

• Liên hệ với các bộ phận có liên quan để lập hồ sơ thầu.

• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh dự án hoàn thiện bộ hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực.

• Lưu trữ, quản lý hồ sơ thầu, hồ sơ dự án.

• Soạn thảo, in ấn hợp đồng kinh doanh và các văn bản có liên quan đến dự án.

————————————

HRchannels – Headhunter –  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080

Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com

Website: https://hrchannels.com/

Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet

HRchannels

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.

•